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Deutsche Bahn AG: 4,5 Millionen erledigte Aufgaben mit der TIM BPM Suite

Die Deutsche Bahn AG, ein Schwergewicht unter den Konzernen, aber kein schwerer Fall für die TIM BPM Suite! Im März 2019 wurde die 4,5 millionste Aufgabe mit dieser Softwarelösung für Prozessautomatisierung erledigt.

Schon in der Ausschreibung der Deutschen Bahn AG, dem größten deutschen Arbeitgeber mit 320.000 Mitarbeitern, wurden imposante Zahlen genannt: Insgesamt mussten 48 Länder auf 6 Kontinenten mit 19.000 Usern in einem System vereint werden. So wunderte es Jean Duell, den zuständigen Anwendungsverantwortlichen in der Konzernleitung der Deutschen Bahn AG, nicht, dass die Zahl der bearbeiteten Buchungsaufträge schnell in die Millionen gegangen ist. „Nach knapp 3 Jahren haben unsere Kolleginnen und Kollegen 4,5 Millionen Aufgaben erledigt.“, gab Jean Duell im März 2019 stolz bekannt.

Die TIM BPM Suite wurde im Mai 2016 von der Deutschen Bahn AG eingeführt. Sie hat, wie jeder große Konzern auch, mit Millionen von Buchungen zu kämpfen. Die ca. 350 Buchhaltungsstandorte weltweit und eine fragmentierte Buchhaltungslandschaft verkomplizierten die Situation zusätzlich. Man kann sich vorstellen, wie schwierig und zeitraubend die tägliche Arbeit, wie z. B. die Einholung der nötigen Genehmigungen, für Mitarbeiter und Abteilungsleiter ohne systemgestützte digitalisierte Prozesse gewesen war.

Eine überzeugende Lösung, die im geplanten Zeitraum implementiert werden konnte, musste gefunden werden. „Bei der TIM BPM Suite überzeugte uns vor allem die einfache und schnelle Umsetzung sowie die flexible Weiterentwicklung von Workflows.“, erklärte Jean Duell. Vom ersten Kickoff bis zur Produktivsetzung der 24 verschiedenen Prozesse vergingen nur 6 Monate. Mittlerweile starten die Mitarbeiter pro Monat bis zu 85.000 Vorgänge und erledigen bis zu 260.000 Aufgaben. „Auch in diesen Dimensionen hat sich die TIM BPM Suite als rechtssicheres, ausgefeiltes und langfristig vor allem stabiles System erwiesen.“, so Jean Duell.

Heute hat jeder Mitarbeiter eine Übersicht, welche relevanten Buchungsaufträge offen und zu erledigen sind. Es gibt keine langen Freigabe-E-Mails mehr, die auch noch in CC verschickt werden. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung und deren Führungskräfte können in der Software rechtssicher genehmigen und werden nur noch dann benachrichtigt, wenn eine Freigabe nicht fristgerecht erledigt wurde. Zielgerichtet kann daraufhin das Problem von ihnen lokalisiert werden.

Der Einsatz der TIM BPM Suite unterliegt sehr strengen Datenschutz- und IKS-Normen, die gesetzlich und im DB-Konzern gelten. Die Einhaltung dieser Vorgaben wurde durch Audits, den Gesamtbetriebsrat und Penetrationtests bestätigt. DB-Führungskräfte und externe Prüfer sind mit dieser Lösung sowie den umfangreichen Reportingmöglichkeiten sehr zufrieden.

Mit dem Kunden Deutsche Bahn AG hat die TIM Solutions GmbH wieder einmal eindrucksvoll bewiesen, dass die TIM BPM Suite für Konzerne auch in großen Dimensionen skalierbar ist.

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