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TIM Solutions und Deutsche Bahn gewinnen den Process Solution Award 2019

Der Award:

Die deutschlandweit anerkannte gesellschaft für organisation „gfo“ verleiht der TIM Solutions zusammen mit der Deutschen Bahn den Process Solution Award in der Kategorie „Workflowmanagement“.


Das Projekt:

Mit der TIM BPM Suite wurde die bisher dezentrale Buchhaltung des Konzerns (350 Standorte weltweit, ca. 70 in Deutschland) an drei Standorten zentralisiert. Da die Buchungsanfragen weiterhin dezentral entstehen und 19.000 User auf 6 Kontinenten in einem System vereint werden mussten, stellten Internationalität und Stabilität die Schlüsselfaktoren in diesem Projekt dar.

Die Reaktion von TIM:

„Wir lieferten mit der TIM BPM Suite die Lösung, für die sich die Deutsche Bahn nach einer internationalen Ausschreibung und einem aufwändigen Auswahlverfahren entschieden hatte. Seit dem Go-Live hat unsere Lösung überzeugt. Wir haben bewiesen, dass wir der richtige Partner für dieses komplexe, internationale und strategisch wichtige Projekt sind.“

Mit diesem erfolgreichen Projekt wurde eindrucksvoll bestätigt, dass die TIM BPM Suite auch in großen Dimensionen für Konzerne skalierbar ist.

Das möchten Sie genauer wissen:

Der Award und die Jury

Der Process Solution Award, der von der deutschlandweit anerkannten gesellschaft für organisation „gfo“ verliehen wird, zeichnet Business Process Management Projekte aus, die mustergültig hinsichtlich ihres Innovationsgrades und Nutzens sind. In den Kategorien "Prozessmodellierung", "Workflowmanagement" und „Prozessorientierte Lösungen“ werden die innovativsten Projekte prämiert. Da konsequentes Business Process Management nur mit einer geeigneten Softwarelösung gelingt, wird sowohl der Anwender als auch der Software-Anbieter ausgezeichnet.

Die eingereichten Bewerbungen in Form von Projektberichten wurden durch eine qualifizierte und kritische Jury unter der Leitung von Prof. Dr. Thomas Allweyer geprüft. Allweyer ist Experte für Workflowmanagementsysteme und Professor für Unternehmensmodellierung und Geschäftsprozessmanagement an der Hochschule Kaiserslautern. Ausgehend von einem definierten Bewertungsschema erarbeitete die Jury eine Rangliste der eingereichten Projekte. Für das am besten bewertete Projekt wurde dem Kunden und dem Software-Anbieter gemeinsam der Process Solution Award verliehen.

In diesem Jahr setzte sich die Deutsche Bahn zusammen mit ihrem Partner TIM Solutions gegen zahlreiche Mitbewerber durch. Das unternehmensübergreifende Projekt-Team, welches bereits seit 2016 erfolgreich zusammenarbeitet, gewinnt mit dem Projekt „Digitalisierung globaler Buchungsanträge der Deutschen Bahn AG“ den Process Solution Award 2019 in der Kategorie „Workflowmanagement“.

Das Projekt

Schon in der Ausschreibung der Deutschen Bahn, dem größten deutschen Arbeitgeber mit 320.000 Mitarbeitern, wurden imposante Zahlen genannt: Insgesamt mussten 48 Länder auf 6 Kontinenten mit 19.000 Usern in einem System vereint werden. Inzwischen haben unsere Kolleginnen und Kollegen 5 Millionen Aufgaben über dieses System erledigt.“, gab Jean Duell, der zuständige Anwendungsverantwortliche in der Konzernleitung der Deutschen Bahn, im April 2019 stolz bekannt.

Die TIM BPM Suite wurde im Mai 2016 von der Deutschen Bahn im Bereich „Shared Services“eingeführt. Sie hat, wie jeder große Konzern auch, mit Millionen von Buchungen zu kämpfen. Die ca. 350 Buchhaltungsstandorte weltweit und eine fragmentierte Buchhaltungslandschaft verkomplizierten die Situation zusätzlich. Man kann sich vorstellen, wie schwierig und zeitraubend die tägliche Arbeit, wie z. B. die Einholung der nötigen Genehmigungen, für Mitarbeiter und Abteilungsleiter ohne systemgestützte digitalisierte Prozesse gewesen war.

Daher sollte eine Lösung implementiert werden, die die bisher dezentrale Buchhaltung (350 Standorte weltweit, ca. 70 in Deutschland) an drei Standorten zentralisiert. Da die Buchungsanfragen weiterhin dezentral entstehen, müssen standardisierte Prozesse für die Genehmigung der Buchungsanfragen und deren weiteres Management in einem globalen Rahmen modelliert und digitalisiert werden.

Eine überzeugende Lösung, die im geplanten Zeitraum implementiert werden konnte, musste gefunden werden. „Bei der TIM BPM Suite überzeugte uns vor allem die einfache und schnelle Umsetzung sowie die flexible Weiterentwicklung von Workflows.“, erklärte Jean Duell. Vom ersten Kickoff bis zur Produktivsetzung der 24 verschiedenen Prozesse vergingen nur 6 Monate. Mittlerweile starten die Mitarbeiter pro Monat bis zu 85.000 Vorgänge und erledigen bis zu 260.000 Aufgaben. „Auch in diesen Dimensionen hat sich die TIM BPM Suite als rechtssicheres, ausgefeiltes und langfristig vor allem stabiles System erwiesen.“, so Jean Duell.

Heute hat jeder Mitarbeiter eine Übersicht, welche relevanten Buchungsaufträge offen und zu erledigen sind. Es gibt keine langen Freigabe E-Mails mehr, die auch noch in CC verschickt werden. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung und deren Führungskräfte können in der Software rechtssicher genehmigen und werden nur noch dann benachrichtigt, wenn eine Freigabe nicht fristgerecht erledigt wurde. Zielgerichtet kann daraufhin das Problem von ihnen lokalisiert werden.

Der Einsatz der TIM BPM Suite unterliegt sehr strengen Datenschutz- und IKS-Normen, die gesetzlich und im DB-Konzern gelten. Die Einhaltung dieser Vorgaben wurde durch Audits, den Gesamtbetriebsrat und Penetrationtests bestätigt. DB-Führungskräfte und externe Prüfer sind mit dieser Lösung sowie den umfangreichen Reportingmöglichkeiten sehr zufrieden.

Die bewerteten Kriterien

  • Strategische Bedeutung
    Die strategische Bedeutung für den Konzern war kritisch. Durch die hohe Zahl an Buchungsanträgen, die mit der TIM BPM Suite abgearbeitet werden, kommt dem Projekt ein sehr hoher Stellenwert im Unternehmen zu. Bei einem Ausfall würden keine weiteren Buchungen durchgeführt werden können und die Buchhaltung stillstehen. In diesem Fall müssten die Prozesse per E-Mail bearbeitet werden. Dies wäre bei der Masse an Anträgen nicht steuerbar und aus Compliance-Gründen nicht möglich.

  • Konsequente Methodenanwendung
    Die Jury beeindruckte die konsequente Anwendung der bekannten Projektmanagementmethoden sowie die agile Entwicklung durch die Scrum-Methodik. Auch die Einhaltung des BPMN 2.0 Standards durch die TIM BPM Suite wurde positiv hervorgehoben. Die Krönung stellt die elegante Verbindung der TIM BPM Suite und Robotic Process Automation (RPA) dar. Die TIM BPM Suite steuert dabei durch Human Workflows die Arbeitsabläufe von Menschen. Mit RPA werden die Mitarbeiter von stupiden, fehleranfälligen und wenig geliebten Arbeiten durch automatisierte Software-Roboter entlastet.

  • Schaffung von Akzeptanz
    Die Schaffung von Akzeptanz bei den Mitarbeitern war eine der größten Hürden in diesem Projekt. Viele Wünsche, Meinungen und Ansichten zu Funktionsweisen, die so eine Lösung haben sollte, kursierten im Konzern. All dies musste unter einen Hut gebracht werden und dann auch noch ins Budget passen. Die Einführung dieses Systems hatte weitreichende Folgen für mehrere Tausend Mitarbeiter. Daher wurde die Kommunikation professionell geplant. Es gab dazu viele Veranstaltungen und Diskussionsrunden, an denen auch der Betriebsrat teilnahm. Zudem informierte die Projektleitung monatlich über Newsletter und eine eigene Intranet-Seite über den Fortschritt und die Ziele des Projekts. Auch, dass die Prozesse aus den Fachbereichen selbst kamen (und nicht den Fachbereichen aufgesetzt wurden) und die intuitive Bedienung der Oberfläche halfen, die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen. Ein weiterer, sich daraus ergebender Vorteil stellte der geringere Schulungsaufwand dar. Zudem ist die Lösung komplett browserbasiert, was einen einfachen technischen Rollout und die sofortige Verfügbarkeit gewährleistet. All dies resultierte in einer problemlosen, schnellen Einführung, auch auf internationaler Ebene.

  • Qualitativer und quantitativer Nutzen der Projektergebnisse
    Bei diesem Projekt wurde an mehreren Stellschrauben gleichzeitig gedreht. Neben der Einführung der TIM BPM Suite wurden, durch die Zentralisierung der Buchhaltung, die einzelnen Abteilungen in den Gesellschaften signifikant verkleinert. Zudem sind Einsparungen durch niedrigere Gehälter ein generelles Ziel beim zentralisierten Aufstellen von Prozessen. Durch die Verlagerung in Niedriglohnländer wurden und werden weiter Kosten eingespart. Fakt ist jedoch, dass die Buchungsanträge nun durch weniger Personal erledigt werden. Allein der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) spart 3.000 Stunden Arbeitszeit monatlich ein. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 30 € sind dies Ersparnisse von 90.000 € im Monat.
    Hintergrund: Die gesetzlichen, steuerrechtlichen Anforderungen besagen, dass buchungsbegründende Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Daher muss bei allen Anträgen, die eine Buchung zur Folge haben, das von TIM erstellte PDF (besteht aus allen angehängten Dateien und den Prozessdaten) in SAP archiviert werden. Dabei wird das PDF mit der SAP-Buchungsnummer verknüpft. Dieser repetitive und unbeliebte Vorgang dauert bei der manuellen Ausführung durch einen Buchhalter ca. 3 Minuten. Durch die Fehleranfälligkeit und den Zeitverlust für qualitativ anspruchsvolle Arbeiten war er daher ein idealer Kandidat für RPA. In dieser Konstellation bildet die TIM BPM Suite die organisatorische Klammer über die Prozesse und integrierte RPA an den richtigen Stellen.

Reaktion von TIM Solutions:


Demian Riess, Geschäftsführer bei TIM Solutions, strahlt über das ganze Gesicht. „Es macht mich sehr stolz, dass wir zusammen mit der Deutschen Bahn den Process Solution Award verliehen bekommen haben. Wir lieferten mit der TIM BPM Suite die Lösung, für die sich die Deutsche Bahn nach einer internationalen Ausschreibung und einem aufwändigen Auswahlverfahren entschieden hatte. Seit dem Go-Live hat unsere Lösung überzeugt. Wir haben bewiesen, dass wir der richtige Partner für dieses komplexe, internationale und strategisch wichtige Projekt sind.“

Mit diesem erfolgreichen Projekt wurde eindrucksvoll bestätigt, dass die TIM BPM Suite auch in großen Dimensionen für Konzerne skalierbar ist.

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