Prozesstemplate
Zuwendungsmanagement
Unsere Prozesstemplates sind die Bausteine für Ihren Erfolg
Ihre Herausforderung
Geschenke im Berufsleben zu erhalten, kann sehr kompliziert sein. Beim einfachen Werbegeschenk dürfen sich Mitarbeiter noch vorbehaltlos freuen. Doch viele kleine Aufmerksamkeiten können sich aufsummieren. Und wie verhält es sich bei einer teuren Flasche Wein oder einem Abendessen im Luxus-Restaurant?
Wo verläuft die rechtliche Grenze zwischen einer wohl gemeinten Aufmerksamkeit und einem Geschenk, das als unzulässiger Beeinflussungsversuch gewertet werden kann? Es gibt unzählige Vorschriften, Gesetze und Normen im Bereich des Zuwendungsmanagements.
Ein rechtssicherer Umgang mit Geschenken und Einladungen ist keine einfache Aufgabe für Unternehmen. Ohne Standards und Normen von der Geschäftsleitung müssen alle Zuwendungen einzeln geprüft werden. Dieser zeitliche Aufwand ist ab einem gewissen Punkt nicht mehr verwaltbar.
Unsere Lösung: Digitalisierung Ihres Richtlinienmanagements
Aus Richtlinien und Verhaltenskodizes können Prozesse modelliert werden, die im gesamten Unternehmen gelten. Durch eine Digitalisierung dieser Prozesse können die Bekanntgabe und Einhaltung der Vorgaben automatisiert werden. Hinterlegte Geschäftsregeln erleichtern zudem eine Sachverhaltsermittlung sowie die Bewertung identifizierter Verstöße.
Durch die rechtzeitige Identifikation von Verstößen gegen die Zuwendungsrichtlinie vermeiden Sie eine strafrechtliche Verfolgung sowie Reputationsschäden. Im Rahmen der Korruptionsprävention ermöglicht Ihnen die rechtssichere Dokumentation aller Vorgänge stets absolute Nachweisbarkeit und Transparenz.
Durch eine automatisierte Kommunikation relevanter Regelungen und Richtlinien an die entsprechenden Mitarbeiter, können Korruptionsklagen und Compliance-Verstöße proaktiv vermieden werden. So wissen Ihre Mitarbeiter immer ganz genau, welche Zuwendungen vorschriftskonform sind und welche abgelehnt werden müssen.
Welche Vorteile bietet das Template von TIM?
Sparen Sie Zeit und Kosten, die Sie sonst in die Prozesserstellung investieren müssten. Bei TIM steht Ihnen ein in der Praxis bewährtes Template in Form von einer bereits realisierten Lösung zur Verfügung.
Mit unserem schlüsselfertigen Template sparen Sie hohe Programmierungsaufwände, die bei einer anderen, neu zu erstellenden oder nur schwer zu individualisierenden Lösung anfallen würden.
Greifen Sie auf unsere Erfahrungen aus zahlreichen Kundenprojekten in verschiedenen Branchen sowie das Fachwissen von Beratungsunternehmen und namhaften Experten von Hochschulen zu.
Blick in die Software
Profitieren Sie von unserem Template in Form einer bereits realisierten Lösung und individualisieren Sie Ihren Prozess mit minimalem Aufwand. Die intuitive und leistungsstarke Software von TIM ist einfach und flexibel anpassbar und steht Ihnen als führendes BPM Tool zuverlässig zur Seite.
Sie starten Ihren Prozess, indem Sie die Metadaten zu Ihrer Zuwendung in ein prozessbegleitendes Formular eintragen. Mithilfe von Pflichtfeldern und vordefinierten Auswahllisten steigern Sie Ihre Datenqualität erheblich und verhindern eine Weiterleitung von unvollständigen und fehlerhaften Informationen. Sie tragen nur die Informationen ein, den Rest übernimmt TIM für Sie.
Als Prozessmanager erhalten Sie im operativen Cockpit eine Übersicht aller laufenden Zuwendungen (links). Über den terminlichen Status informiert eine intuitive Ampelanzeige und zeigt auf, an welcher Stelle ggf. aktiv eingegriffen werden sollte. Im Prozessmodell (rechts) sehen Sie auf einen Blick wo sich der Prozess gerade befindet und wer daran arbeitet. So erhalten Sie nie dagewesene Transparenz über sämtliche Zuwendungen.
Im übersichtlichen Aufgabencockpit haben Sie alle für Sie relevanten Aufgaben (links) und deren Details (rechts) im Blick. Über das prozessbegleitende Formular (rechts) machen Sie erforderliche Angaben oder kümmern sich um Genehmigungen. Als verantwortlicher Manager können Sie ebenfalls bequem per E-Mail über die Freigabe oder Ablehnung entscheiden. Weiterleitungen zu weiteren Vorgesetzten oder dem Compliance Officer erfolgen automatisch. So geraten Ihre Prozesse nicht ins Stocken und Zuwendungen werden zeitnah geregelt.