Prozesstemplate
Lieferkettengesetz (LkSG)
Mit automatisierten Prozessen das Lieferkettengesetz bequem einhalten!
Ihre Herausforderungen
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) stellt schrittweise mehr und mehr deutsche Unternehmen vor gesetzliche Verpflichtungen, die neue Herausforderungen, Verantwortungsbereiche und gesetzlich vorgeschriebene Compliance-Strukturen mit sich bringen.
Die Festlegung von Zuständigkeiten, eine revisionssichere Dokumentation der Abläufe, die jährliche Berichterstattung an die BAFA und noch mehr müssen Unternehmen nun verantworten. Ohne digitale Workflows ist hier Chaos und Mehrarbeit in Excel und per Mail vorprogrammiert.
Bei Verstößen drohen unter anderem rechtliche Sanktionen und Bußgelder von bis zu 800.000€ oder 2% des Jahresumsatzes. Auch das Risiko von Reputationsschäden und Imageverlusten aufgrund von negativer medialer Berichterstattung ist nicht zu unterschätzen.
Unsere Lösung: Das Lieferkettengesetz digital und automatisiert umsetzen!
Unsere digitale Workflow-Lösung ist Ihr Schnellstart in das Thema LkSG. Eine hohe Automatisierung sorgt für kontinuierliche Datenaktualisierung, stetiges Monitoring und rechtssichere Dokumentation aller Vorschriften.
Durch automatische Überprüfungen in individuellen oder gesetzlich festgelegten Zeitabständen werden verantwortliche Abteilungen entlastet. Reports und Ergebnisberichte können ohne Mehraufwand für Aufsichtsbehörden zur Verfügung gestellt werden.
Schnell, einfach, vernetzt. Die digitale Umsetzung des LkSG schafft entscheidende Wettbewerbsvorteile. Unser Ansatz ist vollständig anschluss- und zukunftsfähig und erlaubt eine deutliche Funktionalitätsausweitung über das LkSG hinaus.
Welche Vorteile bietet die LkSG-Workflow Lösung von TIM?
Automatische Einhaltung der Dokumentationspflicht
Automatisierte Einbindung von externen Datenbanken, z. B. für Lieferanten-Rating
Zeit- und Kostenersparnis in der Prozesserstellung
Gewährleistung der Revisionssicherheit
Automatisierte Einbindung der Lieferanten
Geringere Programmierungsaufwände durch schlüsselfertige Workflow-Lösung
Automatische regelmäßige Lieferanten-Analysen
Transparenz über systematisches & methodisches Vorgehen
Erfahrungen sowie Fachwissen aus zahlreichen Projekten und Branchen
Blick in die Software
Der LkSG-Koordinator ist als Prozess-Steuerer für die Umsetzung und Koordination der Maßnahmen zu Einhaltung des LkSGs verantwortlich. Das LkSG-Cockpit ermöglicht es dem Verantwortlichen einen Überblick über sämtliche Vorgänge und die Einhaltung von Fristen zu behalten. Gleichzeitig kann der Geschäftsleitung oder einem externen Auditor jederzeit der aktuelle Status „auf Knopfdruck“ zugänglich gemacht werden. Die darunter liegende Detailansicht erlaubt das Anstoßen von zentralen Prozessen zur unkomplizierten Einbindung der Lieferanten innerhalb des LkSG-Workflows.
Die Abteilung Einkauf ist im LkSG-Workflow für die Pflege und Überprüfung der Lieferanteninformationen, sowie die Einstufung der strategischen Relevanz der einzelnen Lieferanten verantwortlich. Gleichzeitig ist die Abteilung Mitentscheider für das weitere Vorgehen bei Risiko-Lieferanten und identifizierten Verstößen. Der LkSG-Workflow unterstützt den Einkauf bei der flächendeckenden, softwaregestützten Einbindung der (Risiko-)Lieferanten. So wird sichergestellt, dass alle notwendigen Angaben angefragt, eingeholt und auditfähig hinterlegt werden.
Der LkSG-Workflow bietet ihren Lieferanten eine umfassende Schnittstelle für die Zusammenarbeit und den strukturierten Austausch angeforderter Informationen. Mit einem eingeschränkten externen Zugang auf den LkSG-Workflow können neben der Überprüfung der Basisdaten und der Bestätigung eines „Supplier-Code of Conducts“, auch weitere Detailfragen beantwortet und erforderliche Unterlagen/Zertifikate hochgeladen werden. Dabei werden bereits vorhandene Lieferanteninformationen in den Formularen vorausgefüllt bereitgestellt und alle Kommunikationsschritte lückenlos dokumentiert.
Hinweisgeber informieren Sie über mögliche gravierende Risiken und Verstöße in der eigenen Lieferkette. Die Schnittstelle erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und ermöglicht die einfache und auf Wunsch anonyme Meldung von Verstößen sowie die vorgeschriebene Rückmeldung an den Hinweisgeber. Eingehende Hinweise werden lückenlos aufgenommen und in Entscheidungsworkflows mit allen relevanten Abteilungen überprüft.
Der Menschenrechtsbeauftragte verantwortet die sorgfältige Zusammenarbeit mit allen (un-)mittelbaren Lieferanten im Sinne des LkSG. Dazu gehört unter anderem die Risikoanalyse, die Festlegung von Risikokriterien und die Einleitung von Maßnahmen zur Risikominimierung. Darüber hinaus stellt er sicher, dass identifizierte Verstöße abgestellt werden und berichtet regelmäßig an das BAFA. Dabei unterstützen ihn vordefinierte Workflows, die integrierte Risikoanalyse zu Länder- und Warenrisiken sowie die umfassende Transparenz über alle Vorgänge im LkSG-Cockpit. Auch für die Erstellung des BAFA-Reports können alle relevanten Informationen zentral bereitgestellt werden.
Die Einhaltung Ihrer LkSG-Pflichten muss nicht kompliziert sein! Profitieren Sie von unserem LkSG Pflichtenheft und sehen Sie auf den ersten Blick, ob Sie alle Pflichten erfüllen und welche weiteren freiwilligen Maßnahmen Sie durchführen können.
LkSG Pflichtenheft | |||
Pflicht | Kür (freiwillig) | ||
| Verantwortlichkeit für das LkSG im Unternehmen festlegen (Menschenrechtsbeauftragte/r) | ✓ | ||
| Veröffentlichung einer Grundsatzerklärung über die eigene Menschenrechtsstrategie | ✓ | ||
| Einrichtung eines Risikomanagements, einschließlich jährlicher Risikoanalyse bezogen auf die eigenen Geschäftstätigkeiten und die unmittelbaren Zulieferer | ✓ | Ausweitung der Risikoanalyse auf mittelbare Zulieferer | ✓ |
| Einbeziehen von Medieninformationen, wenn diese „offenkundig, branchenweit bekannt“ oder „dem Unternehmen übermittelt werden“ | ✓ | Kontinuierliche Sammlung von Risikoinformationen z.B. über Monitoring von Internet, Sozialen Medien und Presse. Vorteil: Zeitnahe Informationen zu Risiken in der Lieferkette Nachteil: Erheblicher Mehraufwand durch Abarbeitung zahlreicher Meldungen | ✓ |
| Verifizieren der Zustände vor Ort durch Begutachtung (Zertifikate, eigene Inaugenscheinnahme) | ✓ | ||
| Anlassbezogene Risikoanalyse bei mittelbaren Zulieferern, soweit Kenntnisse über mögliche Verstöße vorliegen. | ✓ | ||
| Generelle Präventionsmaßnahmen für unmittelbare Zulieferer und den eigenen Geschäftsbereich | ✓ | ||
| Anlassbezogene Präventionsmaßnahmen für mittelbare Zulieferer, um zukünftige Verstöße zu verhindern oder zu minimieren. | ✓ | ||
| Angemessene Maßnahmen zur Beendigung oder Minimierung von erkannten Verstößen oder hohen Risiken bei unmittelbaren Zulieferern | ✓ | ||
| Einrichtung eines internen oder externen Beschwerdeverfahrens | ✓ | ||
| Abgabe des jährlichen Berichts an das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA Online Bericht) | ✓ | Automatisierte Übergabe des BAFA-Berichts über das System Optional möglich, aber von uns nicht empfohlen, da kaum Mehrwert gegenüber den Handreichungen des BAFA zur Ausfüllung des Online-Reports erreicht wird. | ✓ |
Expertise aus erster Hand
Unsere Produktentwicklungen basieren dank unserer Partnerschaften und Forschungskooperationen auf fundiertem Expertenwissen und Erfahrungswerten sowie aktuellsten Studienerkenntnissen. Insbesondere im Compliance Bereich, indem sich Gesetzeslagen jederzeit ändern können und nicht weniger als die Haftung von Unternehmen auf dem Spiel steht, ist die Qualitätssicherung durch unser Partnernetzwerk für uns eine Selbstverständlichkeit.
Die CaaS – Competence as a Service GmbH begleitet Unternehmer, Führungsteams und Investoren in den Kompetenzfeldern Strategie, Governance, Capital Markets und Business Development. Dabei ist der Name Leitgedanke für die Beratungsleistungen: Punktgenaue Unterstützung mit treffenden Methoden, digitalen Techniken und langjährigem Praxiswissen. Kompakte, inspirierende Arbeits-Formate wecken spürbare Begeisterung und mobilisieren die Beteiligten für ambitionierte Vorhaben und Programme. In Zusammenarbeit mit TIM unterstützt die CaaS die praxisgerechte Ausgestaltung von Governance- und Compliance-Prozessen.
Profitieren Sie mit dem LkSG Lösungspaket von TIM und CaaS von
Die CaaS – Competence as a Service GmbH begleitet Unternehmer, Führungsteams und Investoren in den Kompetenzfeldern Strategie, Governance, Capital Markets und Business Development. Dabei ist der Name Leitgedanke für die Beratungsleistungen: Punktgenaue Unterstützung mit treffenden Methoden, digitalen Techniken und langjährigem Praxiswissen. Kompakte, inspirierende Arbeits-Formate wecken spürbare Begeisterung und mobilisieren die Beteiligten für ambitionierte Vorhaben und Programme. In Zusammenarbeit mit TIM unterstützt die CaaS die praxisgerechte Ausgestaltung von Governance- und Compliance-Prozessen.
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