In 5 Schritten zur erfolgreichen Prozessautomatisierung

Die Zukunft gehört der digitalen Prozessautomatisierung. Indem wiederkehrende und fehleranfällige Prozesse automatisiert ablaufen, lassen sich unternehmerische Optimierungspotenziale für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit schnell realisieren. Auch im Bereich des Geschäftsprozessmanagements stellt die Prozessautomatisierung das wichtigste Werkzeuge zur Optimierung von Geschäftsabläufen dar. Dieser Artikel zeigt Ihnen anhand unserer eigenen Projektarbeit mit unseren Kunden fünf Schritte auf, die Sie zur intelligenten Automatisierung von Geschäftsprozessen gehen sollten.

Schritt #1: Anforderungsmanagement

Im ersten Schritt dreht sich alles um die Identifikation von Automatisierungspotenzialen in Ihrem Prozessportfolio. Da sich nicht jeder Prozess gleich gut für eine Automatisierung eignet, werden diese anhand der wichtigsten Kriterien ausgewählt und priorisiert. Relevante Parameter sind bspw. definierte Prozesseigenschaften wie Häufigkeit der Durchführung oder der Standardisierungsgrad. Viele Unternehmen profitieren hierbei von einer vorhandenen, gut verwertbaren Prozessdokumentation. Je detaillierter diese ausgestaltet ist, desto zielgerichteter können Schwächen innerhalb der Prozessabläufe bereits vor der Automatisierung behoben werden. Eine grobe Kosten-Nutzen-Analyse zwischen dem aktuellen IST-Prozess und dem automatisiertem SOLL-Prozess ist für eine spätere Evaluation relevant. Indem Sie die Einsparungspotenziale den Kosten des Automatisierungsprojekts gegenüberstellen, können Sie den angestrebten Return on Investment (ROI) ermitteln. Hierfür kann eine Prozesssimulation im Hinblick auf Zeiten und Kosten sehr hilfreich sein.

Schritt #2: Agile Projektumsetzung

In der zweiten Phase wird der fachlich optimierte Prozess in einen lauffähigen Workflow überführt. Parallel zur Erstellung des ausführbaren Prozesses kann mit dem Formulardesign begonnen werden, um im späteren Verlauf eine zielgerichtete Informationslogistik zwischen den Prozessbeteiligten sicherzustellen. AuchEin früher Start ist hier empfehlenswert, um anhand eines lauffähigen Prototypen wechselseitige Verbesserungen zwischen Workflow und Formularen vornehmen zu können. Darüber hinaus erlaubt das frühe Erstellen der Formulare auch erste Validierungen mit End-Usern, was sowohl die Prozessqualität als auch dessen Akzeptanz üblicherweise stark steigert. Zudem kann ein Prozess nur selten in einem geschlossenen System End-to-End durchlaufen werden. Daher sollten Sie bereits jetzt externe Datenquellen bestehender IT-Systeme mit Hilfe von Konnektoren in Ihre Workflows integrieren. Im Vorschaumodus können Sie Ihre Anbindungen immer direkt testen. No-Code und Low-Code Engines begleiten Sie durch diese Phase mit wenig bis gar keinem Programmieraufwand.

TIM Solutions Professional Services Projektumsetzung

Schritt #3: Der Go-Live

Vor dem Ausrollen des Prozesses gibt es meist noch ein paar letzte Vorbereitungen zu treffen: Haben Sie alle betroffenen Mitarbeitenden über die Einführung informiert? Verfügen Sie über alle fachlichen Freigaben? Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Voraussetzungen für ein erfolgreiches Change Management umgesetzt wurden. Entscheiden Sie außerdem rechtzeitig, ob Sie den automatisierten Prozess direkt allen Betroffenen zur Verfügung stellen oder ob dieser in einer ersten Phase in einem kleineren Rahmen vorerst produktiv “verprobt” wird, um erste praktische Erkenntnisse zu erzielen. In der Go-Live Phase profitieren viele Unternehmen auch durch die Unterstützung unseres erfahrenen Projektteams, das den Prozess gemeinsam mit ihnen ausrollt und betroffene Mitarbeiter bei Bedarf mit Schulungen unterstützt. So ist ein reibungsloser Einstieg für alle Endanwender sichergestellt.

Schritt #4: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

In der vierten Phase ist der neue Prozess bereits für die Mitarbeitenden verfügbar und wird workflow-unterstützt ausgeführt. Um jetzt eine kontinuierliche Optimierung Ihrer Workflows sicherzustellen, bedarf es der Auswertung von Prozesskennzahlen (KPIs). Bei der Auswahl einer Automatisierungslösung sollte daher unbedingt auf entsprechende Möglichkeiten zum Monitoring geachtet werden. Nur so lassen sich die anfangs in der Kosten-Nutzen Analyse definierten KPIs von Ihnen überwachen. Gerade in der Frühphase des neu automatisierten Prozesses sollte die Qualität der Prozessdurchführung beachtet werden. Durch diese Beobachtungen kann das Design des Prozesses verifiziert und im Bedarfsfall angepasst werden. Alle Monitoring-Erkenntnisse dienen als Basis für zukünftige Prozessverbesserungen und die Etablierung eines echten kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Schritt #5: Nachhaltige Kundenbetreuung

Auch nach der Projektumsetzung kann es immer wieder passieren, dass technische und fachliche Fragen auftauchen, der Bedarf nach Schulungen besteht oder Anpassungen vorgenommen werden sollen. Projektarbeit mit Kunden bedeutet für unser Professional Services Team in erster Linie immer auch Partnerschaftlichkeit. Eine umfassende und nachhaltige Kundenbetreuung ist daher für uns selbstverständlich. Auch nach dem Go-Live steht unseren Kundensupport bei allen bereits umgesetzten Workflows mit fortlaufender Unterstützung zur Seite. Alle Anliegen beantworten wir dabei zeitnah und individuell. Nicht umsonst sind unsere Kunden von unserem herausragenden Support begeistert, was sich in einem aktuellen Rating von 5 Sternen über 1 Jahr hinweg ausdrückt.

Wussten Sie es schon?

Prozessautomatisierung wird in den kommenden Jahren starken Zulauf erfahren. Der Automatisierungsgrad liegt bei nahezu allen Unternehmen noch im unteren zweistelligen Prozentbereich. Betroffene brauchen daher nicht nur das Wissen über unterschiedliche Handlungsoptionen, sondern auch die richtige Herangehensweise und unterstützende Hilfsmittel, um der Herausforderung gewachsen zu sein. TIM Solutions stellt mit der TIM BPM Suite einen DIY-Baukasten zur Verfügung, der Sie intuitiv und nahtlos durch alle Belange der Prozessautomatisierung begleitet. Sie stellen mit TIM nicht nur sicher, dass Sie die Dinge richtig tun (Prozessautomatisierung), sondern auch, dass Sie die richtigen Dinge tun (Prozessmanagement). Zudem entscheiden Sie sich es nicht beim einmaligen Projekterfolg zu belassen, sondern die Ergebnisse in den laufenden Verbesserungsprozess im Unternehmen integrieren.

Egal in welcher Entscheidungsphase Sie sich gerade befinden, wir sind für Sie da und beraten Sie gerne. Gehen Sie heute noch den ersten Schritt und buchen Sie eine kostenlose Live-Demo bei uns. Gemeinsam bringen wir Ihre Digitalisierungsprojekte garantiert ins Rollen!

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